Professional Congress Organizer, la figura chiave per il successo di un congresso nel settore healthcare - Health Meetings Group

Professional Congress Organizer, la figura chiave per il successo di un congresso nel settore healthcare


A decorrere dal 1° settembre 2020 sono consentite le manifestazioni fieristiche ed i congressi, previa adozione di Protocolli validati dal Comitato tecnico-scientifico, e secondo misure organizzative adeguate alle dimensioni ed alle caratteristiche dei luoghi e tali da garantire ai frequentatori la possibilità di rispettare la distanza interpersonale di almeno un metro” – DPCM 7 agosto 2020


La buona notizia è finalmente arrivata: i congressi possono riprendere. Anche noi, quindi, siamo pronti a ripartire, con le dovute precauzioni, seguendo specifiche direttive come richiesto dal DPCM e lavorando pazientemente per dar vita agli eventi healthcare del prossimo anno. Sì, perché ci vorrà del tempo e una ripresa effettiva sarà possibile solo nel 2021.

Questo però è il momento perfetto per pensare alla pianificazione e all’organizzazione di un evento e di affidarti a professionisti del settore healthcare in grado di fornirti soluzioni creative, efficaci, su misura e chiavi in mano.

Avrai così la certezza che la tua conferenza si svolga senza intoppi, perché qualsiasi malinteso, fuoriprogramma e problema dell’ultimo minuto con i relatori o gli sponsor, verrà gestito con serietà e competenza. È infatti questo che offre, tra gli altri servizi, una figura come quella del Professional Congress Organizer e di cui si occupa, più in generale, un’agenzia come Health Meetings Group.

Le competenze di un Professional Congress Organizer

Ecco alcuni dei compiti e delle attività più importanti svolti dal PCO.

  • Fundraising e progettazione organizzativa: il Professional Congress Organizer prende in carico la gestione dei contatti con sponsor, relatori e ospiti e segue il cliente, passo dopo passo, fino alla chiusura del congresso.
  • Negoziazione dei contratti con i fornitori: il PCO è il professionista più indicato per trovare fornitori seri e competenti e controllare che essi eroghino effettivamente il servizio secondo gli standard concordati.
  • Gestione finanziaria: il Professional Congress Organizer concorda con il committente un budget di spesa e lo gestisce in maniera tale da trovare un equilibrio tra un’efficace ripartizione dei costi e la buona riuscita del congresso.
  • Promozione dell’evento e azioni di marketing: uno degli obiettivi perseguiti dal PCO è quello di dare alla conferenza la massima visibilità e copertura mediatica possibile. Per questo nel servizio di promozione e comunicazione dell’evento spesso sono inclusi la gestione dell’ufficio stampa e dei social media, attività di PR, la progettazione di un sito web dedicato e la produzione di materiali multimediali.
  • Supervisione sul congresso in corso di svolgimento: il PCO è attento ad ogni dettaglio e cura nei minimi particolari ogni aspetto legato all’evento in base alle richieste e necessità del cliente.
  • Problem solving: l’attitudine pilastro della mission di HMG è una caratteristica indispensabile nel lavoro del Professional Congress Organizer. Se sorge qualche complicazione che minaccia la riuscita del congresso, il PCO interviene per porre rimedio e assicurarsi che tutto vada per il verso giusto.

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